Вилучення та відкликання (продовження) (2.04.2020)

Повноваження та відповідальність для учасників команди (групи) вилучення/відкликання можуть бути, наприклад, такими:

Виробничі підрозділи:

  • Визначити партію продукції, яка потрапила під вплив інциденту
  • Припинити виробництво, якщо обставини вказують на небезпеку продукту
  • Визначити сировину, яка потрапила під вплив інциденту / залучена у виробництво партії, яка потрапила під вплив інциденту
  • Надати документи щодо внутрішнього переміщення готової продукції, яка потрапила під вплив інциденту
  • Надати документи щодо внутрішнього переміщення сировини, яка потрапила під вплив інциденту / залучена у виробництво партії, яка потрапила під вплив інциденту

Складські підрозділи

  • Визначити наявність на складі готової продукції з партії, яка потрапила під вплив інциденту
  • Ізолювати небезпечну продукцію
  • Підготувати ізольовані складські площі для прийняття вилученої/ відкликаної небезпечної продукції
  • Визначити наявність на складі сировини, яка потрапила під вплив інциденту / залученої у виробництво партії, яка потрапила під вплив інциденту
  • Ізолювати сировину, яка потрапила під вплив інциденту / була залучена у виробництво партії, яка потрапила під вплив інциденту
  • Надати документи щодо внутрішнього переміщення продукції, яка потрапила під вплив інциденту
  • Надати документи щодо внутрішнього переміщення сировини, яка потрапила під вплив інциденту / залученої у виробництво партії, яка потрапила під вплив інциденту

ПРИМІТКА: в окремих випадках, оператори ринку харчових продуктів не мають права приймати назад на свої склади небезпечну продукцію. У такому випадку потрібно підготувати складські потужності для приймання та тимчасового зберігання небезпечної продукції.

Підрозділи безпечності та/або якості

  • Провести оцінку ризику для безпечності харчових продуктів.
  • Підготувати повідомлення постачальникам, бізнес-клієнтам та регуляторним органам
  • Виконати аналіз корінних причин інциденту
  • Провести моніторинг ізоляції продукції та сировини, які потрапили під вплив інциденту

Інженерні підрозділи

  • Підготувати та надати інформацію щодо роботи обладнання
  • Підготувати та надати інформацію щодо обслуговування обладнання
  • Провести ремонт обладнання (за необхідності)

Підрозділи планування та обліку

  • Надати документи, пов’язані з планом виробництва продукції, яка потрапила під вплив інциденту
  • Надати документи, пов’язані зі звітами виробництва продукції, яка потрапила під вплив інциденту
  • Виконати коригування планів виробництва у відповідності до проведеної оцінки ризику

Бухгалтерія

  • Надати копії первинних документів, пов’язаних з реалізацією продуктів, які потрапили під вплив інциденту
  • Надати копії первинних документів, пов’язаних із закупівлею сировини, яка потрапила під вплив інциденту / залученої у виробництво партії, яка потрапила під вплив інциденту

Підрозділи маркетингу/продажів

  • Визначити напрямки реалізації небезпечної продукції
  • Зв’язатися із бізнес-клієнтами та надати їм інформацію щодо правил поводження із небезпечною продукцією
  • Організувати збирання небезпечної продукції від бізнес-клієнтів та, за необхідності, із роздрібної торгівельної мережі

Юридичні підрозділи

  • Вирішувати юридичні питання, пов’язані з інцидентом

Підрозділи розподілу (дистрибуції)

  • Заблокувати небезпечну продукцію та припинити її розподіл
  • Підготувати та надати інформацію щодо інвентаризації та розподілу
  • Визначити, чи потрапила небезпечна продукція до кінцевого споживача
  • Організувати повернення та управління небезпечною продукцією

Підрозділи зв’язку з громадськістю та регуляторними органами

  • Розташувати інформацію у засобах масової інформації, підготувати, узгодити з керівництвом та надіслати прес-релізи
  • Обробляти повідомлення та запити засобів масової інформації, державних регуляторних органів
  • Виконати інші PR-заходи в міру необхідності

Це лише тільки приклад, а не вичерпний перелік. У кожному випадку оператори ринку повинні визначити повноваження та відповідальність учасників команди (групи) у залежності від своєї організаційної структури, кількості учасників команди (групи), використання зовнішніх послуг та інших умов, характерних для свого бізнесу.

Важливо підтримувати актуальний перелік внутрішніх та зовнішніх контактів на випадок вилучення/відкликання продукції, які можуть бути включені до плану вилучення/відкликання продукції. Оператори ринку повинні брати до уваги вимоги захисту даних для отримання, зберігання, обробки та знищення персональних даних.

Приклади внутрішніх контактів, які повинні підтримуватися:

  • Вище керівництво
  • Учасники команди (групи), яка буде брати участь у реалізації вилучення/відкликання

Приклади зовнішніх контактів, які повинні підтримуватися (перші керівники та заступники):

  • Постачальники сировини та контактних матеріалів
  • Бізнес-клієнти
  • Постачальники транспортних послуг для перевезення продукції
  • Склади / холодильники (за необхідності)
  • Державні регуляторні органи
  • Організації споживачів (за наявності)

Досить часто виникає необхідність зв’язку з контактними особами у неробочий час, тому важливо підтримувати перелік контактів таким чином, щоб була можливість забезпечити відповідний зв’язок. Саме тому деякі великі торгівельні або ресторанні мережі висувають вимоги щодо проведення тренувань вилучення/відкликання після закінчення робочого дня.

Оскільки ризик-орієнтований підхід є одним із ключових елементів сучасних систем менеджменту, оператори ринку повинні розробити свої власні процедури оцінки ризику та процедури повідомлення відповідних зацікавлених сторін.

План або програма вилучення/відкликання повинні містити необхідні дії з повідомлення відповідних зацікавлених сторін.

Корисно мати підготовлені заздалегідь та узгоджені із юридичними підрозділами та вищим керівництвом операторів ринку шаблони для інформування усіх категорій зацікавлених сторін, таких як бізнес-клієнти, постачальники, державні регуляторні органи, засоби масової інформації та споживачі.

Періодичні перевірки (тестування) планів або програм вилучення/відкликання продукції сприяють забезпеченню відповідних систем та процедур у випадку інцидентів з харчовими продуктами.

Такі перевірки або тестування повинні проводитися, принаймні, щорічно та повинні включати тренування за участі бізнес-клієнтів та реєстрацією часу виконання усіх дій, передбачених планом або програмою вилучення/відкликання, оскільки такі тренування здатні продемонструвати наявність можливості усіх учасників ланцюга постачання харчових продуктів у кризисних ситуаціях.

Я з свого боку, бажаю усім побудувати такі системи менеджменту безпечності харчових продуктів, які захистять вас від виникнення інцидентів і у яких вилучення/відкликання продукції будуть проводитися лише у якості тренувань.

Для отримання консультацій, форми заявки на будь-які навчальні курси (тренінги) та з будь-яких додаткових питань, звертайтеся, будь-ласка, за телефоном +380462613140, або надсилайте запит електронною поштою на адресу office@teamsuprema.com.

Mikhail Kalinichenko

Facebook