Управление возможностями (27.02.2016)

Написать эту статью меня побудили многочисленные запросы от клиентов, слушателей наших обучающих курсов, от других организаций, приступивших к переходу на новую версию стандартов ISO 9001 и 14001, а также от тех, кто начинает прокладывать свою дорогу к внедрению системы менеджмента качества и/или системы управления окружающей средой.

Одной из сложных задач, возникающих при корректировке или разработке системы, оказалась реализация деятельности по управлению возможностями.

Limitless-Possibilities

Все прекрасно понимают, что использование новых возможностей способствует постоянному совершенствованию, а также реализации требований стандартов, адресованных к системе менеджмента компании. Остается открытым вопрос: как это сделать?

Требования к управлению возможностями в стандартах тесно переплетены с требованиями к управлению рисками. Однако, если о рисках уже написано очень много, то в отношении управления возможностями вряд ли можно найти много информации и каких-то полезных советов.

Не берусь утверждать, что моя идея подойдет всем без исключения, но опыт, полученный уже в нескольких проектах, показывает, что этот подход универсальный и полезный. И, если организация желает иметь действующую систему менеджмента, то применение этого подхода поддерживает и уверенность клиента в системе менеджмента поставщика, и совершенствование своей системы менеджмента.

В этом подходе использована та идея, которая была заложена при разработке новой версии стандартов: переход от выполнения предупреждающих действий к управлению рисками и возможностями. В этом много философии, но обсуждение философских подходов не является целью этой статьи.

Перейдем к делу.

Как в любом деле, в этом тоже есть свои барьеры:

  • Несвоевременное создание специальных структур по управлению рисками и возможностями.
  • Неоднозначное видение проблемы различными участниками.
  • Отсутствие надежных и достоверных данных.
  • Отсутствие системы подготовки и мотивации персонала.
  • Ошибки в выборе применяемых методов для оценки рисков и возможностей.

Для того чтобы система в этом отношении заработала, необходимо создание Комитета по рискам и возможностям под управлением первого лица организации. Это важно, поскольку на нем лежит вся полнота ответственности за деятельность, и ресурсы находятся в его управлении. Если такая структура будет создана, то все остальные вопросы могут быть урегулированы и разрешены.

Управление возможностями всегда связано с определением контекста, следовательно, оценку возможностей с применением предлагаемого подхода можно поддерживать как для внешнего, так и для внутреннего контекста.

Надеюсь, что с контекстами и механизмами его определения все уже разобрались. Если нет – дайте знать, сможем помочь и с этим.

Давайте рассмотрим подход на примере внутреннего контекста организации. Прежде всего, необходимо каким-то образом структурировать внутренний контекст, чтобы было четкое понимание объектов управления возможностями.

Например, типы возможностей в отношении внутреннего контекста могут быть представлены следующим образом:

Типы возможностей Описание
Стратегический Касающийся стратегических вопросов (миссия, политики, цели)
Финансовый Касающийся экономического влияния (цены, доходы, бюджеты)
Организационный Касающийся методов принятия решений, организационной структуры, обеспечения необходимых ресурсов, процедур
Операционный Касающийся поставок, инфраструктуры, производственной среды, технологической дисциплины, обслуживания и ремонта

Для каждого из типов возможностей необходимо определить объекты управления, которые могут отличаться для различных организаций. В качестве примера рассмотрим операционный тип. Этот пример лучше всего будет понятен производственникам.

Типы возможностей Объекты управления
Операционный Объем производства, темпы производства, ассортиментная номенклатура продукции, обеспеченность сырьем и материалами, уровень запасов, оборачиваемость запасов, наличный парк оборудования, коэффициент использования оборудования, резервные мощности, наличие инфраструктуры, уровень производственного травматизма, экологические аспекты, транспортировка продукции, хранение продукции, емкость складских хранилищ

Думаю, вы согласитесь с тем, что перечисленные объекты управления для операционного типа возможностей являются ключевыми характеристиками любого производства, и изменение этих ключевых характеристик может приводить к извлечению новых возможностей для организации.

Я всегда настаиваю на том, что внедрение и применение системы менеджмента должно быть экономически эффективным, что, увы, встречается не часто (это отдельная тема). Поэтому в предлагаемом подходе для оценки возможности я опираюсь на уровень влияния на финансовые результаты.

Предлагаю использовать следующие уровни влияния реализации возможностей в соответствии с приоритетностью:

Уровень влияния Описание
1 Влияние на финансовые результаты
2 Влияние на качество (безопасность, законность) продукции
3 Влияние на окружающую среду
4 Влияние на охрану труда и здоровье персонала

Наивысший приоритет отдается влиянию на охрану труда и здоровье персонала. При этом, если при рассмотрении предложенной возможности не выявляется положительного влияния по какому-либо уровню, – это предложение не относится к потенциальным возможностям.

Как уже было сказано выше, экономика системы менеджмента является критически важной для бизнеса. В связи с этим, необходимо при оценке возможностей учитывать затраты на их реализацию:

Уровень затрат Описание
1 Свыше 500 тыс. $
2 Свыше 50 тыс. $ до 500 тыс. $
3 До 50 тыс. $
4 Не требует финансовых затрат

В этом случае наивысший приоритет отдается четвертому уровню, то есть, реализации возможности без финансовых затрат. Это оптимальный подход, используемый для реализации бережливого менеджмента в организации. Безусловно, в примере приведены произвольные числа. Каждая организация их устанавливает самостоятельно в соответствии с размерами своего бюджета и своего риск-аппетита.

В идеале, хорошо бы учесть период окупаемости затрат, понесенных на реализацию возможности:

Уровень периода окупаемости Описание
1 Свыше трех лет до семи лет
2 Свыше одного года до трех лет
3 Свыше шести месяцев до одного года
4 До шести месяцев

Для периода окупаемости наивысший приоритет отдается четвертому уровню, то есть минимальному периоду окупаемости затрат.

Для оценки возможности используется следующая матрица:

Матрица оценки возможностей
Влияние Затраты Окупаемость
1 2 3 4
1 111 121 131 141 1
112 122 132 142
113 123 133 143
114 124 134 144
2 211 221 231 241 2
212 222 232 242
213 223 233 243
214 224 234 244
3 311 321 331 341 3
312 322 332 342
313 323 333 343
314 324 334 344
4 411 421 431 441 4
412 422 432 442
413 423 433 443
414 424 434 444

Ключи к матрице оценки возможностей по влиянию, затратам и окупаемости:

Ключ Описание
В Высокая возможность: Включается в План управления возможностями, как реальная возможность и обрабатывается.
Н Низкая возможность: Включается в План управления возможностями, как потенциальная возможность.

Приведенную ниже блок-схему вы сможете использовать для формирования своего подхода к управлению возможностями.

Процесс управления возможностями

Теперь пришло время рассмотреть План управления возможностями. Важный документ, позволяющий поддерживать в актуальном состоянии информацию о возможностях, о выполнении соответствующих действий, а также сохранять информацию о нереализованных возможностях. Это позволит вернуться к их реализации в случае каких-либо изменений внутреннего и/или внешнего контекста.

plan

Думаю, возник вопрос: что такое статус и для чего он нужен? Ниже приводится таблица статусов для предложений, включенных в План управления возможностями:

Статус Описание
Открыто Новая возможность идентифицирована и ожидает назначения  действий и ответственного за действия
Закрыто Возможность закрыта, т.е. не требует дальнейшего рассмотрения, действия выполнены
В процессе Выполняются действия по реализации возможности
Мониторинг Действия по реализации возможности выполнены, осуществляется мониторинг результативности и эффективности
Решено Назначены действия и ответственный за действия. Действия по реализации возможности не начаты

Организация доступа к Плану управления возможностями осуществляется в соответствии с принятыми в организации процедурами.

Комитет по рискам и возможностям работает в соответствии с установленными графиком и процедурой (либо Положением о Комитете по рискам и возможностям), осуществляет анализ результативности и эффективности в отношении реализации возможностей.

Надеюсь, что статья окажется полезной, а механизм не очень сложным в реализации.

Вы можете заказать файл Excel, предназначенный для легкого создания Плана управления возможностями и его анализа, направив запрос на электронный адрес office@system-quality.com.

Заказать консультации или обучение можно, позвонив по телефону +38 (0462) 613-140 или направив запрос на электронный адрес office@system-quality.com.

Alexandr Andrejchenko

Метки: , ,

Facebook