Полномочия и ответственность для участников команды (группы) могут быть, например, такими:
Производственные подразделения:
- Определить партию продукции, попавшую под влияние инцидента
- Прекратить производство, если обстоятельства указывают на небезопасность продукта
- Определить сырье, попавшее под влияние инцидента / вовлеченное в производство партии, попавшей под влияние инцидента
- Предоставить документы о внутреннем перемещении готовой продукции, попавшей под влияние инцидента
- Предоставить документы о внутреннем перемещении сырья, попавшего под влияние инцидента / вовлеченное в производство партии, попавшей под влияние инцидента
Складские подразделения
- Определить наличие на складе готовой продукции, из партии, попавшей под влияние инцидента
- Изолировать небезопасную продукцию
- Подготовить изолированные складские площади для приема изъятой/отозванной небезопасной продукции
- Определить наличие на складе сырья, попавшего под влияние инцидента / вовлеченное в производство партии, попавшей под влияние инцидента
- Изолировать сырье, попавшее под влияние инцидента / вовлеченное в производство партии, попавшей под влияние инцидента
- Предоставить документы о внутреннем перемещении готовой продукции, попавшей под влияние инцидента
- Предоставить документы о внутреннем перемещении сырья, попавшего под влияние инцидента / вовлеченное в производство партии, попавшей под влияние инцидента
ПРИМЕЧАНИЕ: в отдельных случаях, операторы рынка пищевых продуктов не имеют права принимать назад на свои склады небезопасную продукцию. В этом случае необходимо подготовить складские мощности для временного хранения небезопасной продукции.
Подразделения безопасности и/или качества
- Провести оценку риска для безопасности пищевых продуктов.
- Подготовить уведомление поставщикам, бизнес-клиентам и регуляторным органам
- Выполнить анализ корневых причин
- Провести мониторинг изоляции продукции и сырья, попавших под влияние инцидента
Инженерная служба
- Подготовить информацию о работе оборудования
- Подготовить информацию об обслуживании оборудования
- Провести ремонт оборудования (при необходимости)
Подразделения планирования и учета
- Предоставить документы, связанные с планом производства продукции, попавшей под влияние инцидента
- Предоставить документы, связанные с отчетами производства продукции, попавшей под влияние инцидента
- Выполнить корректировку планов производства, в соответствии с выполненной оценкой риска
Бухгалтерия
- Предоставить копии первичных документов, связанных с реализацией продуктов, попавших под влияние инцидента
- Предоставить копии первичных документов, связанных с закупкой сырья, попавшего под влияние инцидента
Подразделения маркетинга/продаж
- Определить направления реализации небезопасной продукции
- Связаться с бизнес-клиентами и предоставить им информацию о том, как следует обращаться небезопасной продукцией
- Организовать сбор продукции от бизнес-клиентов и, при необходимости из розничных торговых точек
Юридические подразделения
- Решать юридические вопросы
Подразделения распределения (дистрибуции)
- Заблокировать небезопасную продукцию и остановить распределение
- Подготовить данные инвентаризации и распределения
- Установить, достигла ли небезопасная продукция конечного потребителя
- Организовать возврат и управление небезопасной продукцией
Подразделения связей с общественностью и регуляторными органами
- Разместить информацию в средствах массовой информации, подготовить, согласовать с руководством и направить пресс-релизы
- Обрабатывать сообщения и запросы средств массовой информации, государственных регуляторных органов
- Выполнить другие PR-мероприятия по мере необходимости
Это только пример, а не исчерпывающий перечень. В каждом случае операторы рынка должны определить полномочия и ответственность участников команды (группы) в зависимости от своей организационной структуры, количества участников команды (группы) использования внешне предоставляемых услуг и прочих условий, характерных для своего бизнеса.
Важно поддерживать актуальный список внутренних и внешних контактов на случай изъятия/отзыва продукции, которые могут быть включены в план изъятия/отзыва продукции. Операторы рынка должны принимать во внимание требования защиты данных для получения, хранения, обработки и уничтожения персональных данных.
Примеры внутренних контактов, которые должны поддерживаться:
- Высшее руководство
- Члены команды (группы), которая будет принимать участие в реализации изъятия/отзыва
Примеры внешних контактов, которые должны поддерживаться (первые руководители и заместители):
- поставщики сырья и контактирующих материалов
- бизнес-клиенты
- поставщики услуг транспорта для перевозки продукции
- склады / холодильные камеры
- государственные регуляторные органы
- организации потребителей (при наличии)
Достаточно часто возникает необходимость связи с контактными лицами во внерабочее время, поэтому важно поддерживать перечень контактов таким образом, чтобы можно было обеспечить соответствующую связь. Именно поэтому, некоторые крупные сети предъявляют требования к проведению тренировок изъятия/отзыва продукции по окончании рабочего дня.
Поскольку риск-ориентированный подход является одним из ключевых элементов современных систем менеджмента, операторы рынка должны разработать свои собственные процедуры оценки риска и процедуры уведомления соответствующих заинтересованных сторон.
План или программа изъятия/отзыва продукции должны включать необходимые действия по уведомлению соответствующих заинтересованных сторон.
Полезно иметь заготовленные заранее и согласованные с юридическими службами и высшим руководством операторов рынка шаблоны для информирования всех категорий заинтересованных сторон, таких как бизнес-клиенты, поставщики, государственные регуляторные органы, средства массовой информации и потребители.
Периодические проверки (тестирование) планов или программ изъятия/отзыва продукции способствуют обеспечению соответствующих систем и процедур в случае возникновения инцидентов с пищевыми продуктами.
Такие проверки или тестирования должны проводиться, по крайней мере, ежегодно и должны включать в себя тренировку с участием бизнес-клиентов и с регистрацией времени выполнения всех действий, предусмотренных планом или программой изъятия/отзыва, поскольку такие тренировки способны продемонстрировать наличие возможности всех участников цепи поставки пищевых продуктов в кризисных ситуациях.
Я со своей стороны, желаю всем построить такие системы менеджмента безопасности пищевых продуктов, которые защитят вас от возникновения инцидентов и в которых изъятие/отзыв продукции будут проводиться только в качестве тренировок.
Для получения консультаций, формы заявки, а также для получения дополнительной информации, обращайтесь, пожалуйста, по телефону +380462613140, или отправьте запрос электронной почтой на адрес office@teamsuprema.com.